Zamknij okno

Znak sprawy: DZ-E-DL-240-1-3/12
 

ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY  

Instytut Nafty i Gazu w Krakowie, ul. Lubicz 25A
tel. (12) 421-00-33, fax. (12) 421-00-50, www.inig.pl

zaprasza do złożenia oferty na pełnienie usług brokera ubezpieczeniowego
 

Do niniejszego zaproszenia nie ma zastosowania ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (j. t. – Dz. U. 2010 r., Nr 113, poz. 759 z późn.zm.).

W sprawach nieuregulowanych w niniejszym zaproszeniu mają zastosowanie przepisy kodeksu cywilnego oraz przepisy ustawy z 22 maja 2003r. o działalności ubezpieczeniowej (Dz.U. nr 124, poz. 1151 z późn. zm.) i ustawy z 22 maja 2003r. o pośrednictwie ubezpieczeniowym (Dz.U. nr 124, poz. 1154 z późn. zm.).

Kod  CPV: 66518100-5 Ubezpieczeniowe usługi brokerskie

                66519310-7 Usługi doradztwa ubezpieczeniowego

DO ZADAŃ BROKERA UBEZPIECZENIOWEGO NALEŻEĆ BĘDZIE W SZCZEGÓLNOŚCI:

1.     planowanie i organizowanie obsługi ubezpieczeniowej;

2.     opracowywanie i wdrożenie programu ubezpieczeniowego zabezpieczającego interesy Zamawiającego zgodnie z zakresem,  który zostanie zaakceptowany przez Zamawiającego, w tym:

a)    analizę zakresu i rodzajów ryzyka związanego z działalnością Zamawiającego,

b)    podział na ryzyka podlegające i niepodlegające ubezpieczeniom,

c)     identyfikację potrzeb i opracowanie zintegrowanego programu ubezpieczeniowego,

d)    uzgodnienie programu ubezpieczeniowego z Zamawiającym,

e)    opracowanie harmonogramu wdrożenia programu ubezpieczeniowego,

f)     przygotowanie procedur związanych z obsługą programu ubezpieczeniowego;

3.     opracowanie i przygotowanie projektów dokumentacji dot. zamówień publicznych (opisy przedmiotu zamówienia, warunków udziału w postępowaniu, istotnych warunków umowy, itp.), które będą niezbędne do przeprowadzenia stosownych procedur zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych. Dodatkowo udział Brokera w pracach komisji przetargowej w charakterze „biegłego” (w szczególności: przygotowanie odpowiedzi na pytania Wykonawców, ocena ofert, udział w ewentualnym procedurze odwoławczej, itp.) oraz udział w postępowaniach, co do których nie mają zastosowania przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych.

Termin na przygotowanie dokumentacji do postępowania- 30 dni od daty zawarcia umowy

4.     sprawdzanie poprawności wystawionych przez ubezpieczyciela polis;

5.     nadzór nad bieżącą obsługą ubezpieczeń, w tym kontrola terminów płatności składek ubezpieczeniowych, zgłaszanie   potrzeb Zamawiającemu dokonania ewentualnego doubezpieczenia, sporządzania sprawozdań z przebiegu ubezpieczenia (zaistniałe szkody, itp.). Informowanie Zamawiającego z wyprzedzeniem o terminach wznowień oraz o terminach płatności kolejnych składek;

6.     bieżąca analiza rynku ubezpieczeniowego:

a)    pod kątem poszczególnych produktów ubezpieczeniowych,

b)    pod względem kondycji finansowej poszczególnych ubezpieczycieli, w celu ich ewentualnego korzystnego dla Zamawiającego zastosowania;

7.     opracowanie i wdrożenie procedur związanych ze zgłaszaniem powstałych szkód, nadzór nad realizacją procesu  odszkodowawczego, prowadzenie negocjacji z ubezpieczycielem, aż do momentu wypłaty odszkodowania;

8.     monitoring ryzyka, poprzez wskazywanie zagrożeń, analiza i raportowanie.

O ZAMÓWIENIE MOGĄ UBIEGAĆ SIĘ WYKONAWCY, KTÓRZY SPEŁNIAJĄ NASTĘPUJĄCE WARUNKI:

1.     posiadają wydane przez organ nadzoru zezwolenie na wykonywanie działalności brokerskiej oraz są wpisani do rejestru brokerów ubezpieczeniowych;

2.     posiadają umowę ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzenia działalności brokerskiej na sumę ubezpieczenia w odniesieniu do wszystkich zdarzeń wynoszącą co najmniej 1.500.000,00 euro lub równowartość tej kwoty wyrażoną w złotych polskich (wartość tę należy przeliczyć zgodnie z §4 ust. 2 określonym w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 24 czerwca 2005 roku w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej z tytułu wykonywania działalności brokerskiej (Dz. U. Nr 122, poz. 1028));

3.     prowadzą bezszkodowy przebieg ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzonej działalności brokerskiej w minimum trzech okresach ubezpieczenia (tj. w latach 2009-2011);

4.     uczestniczyli w co najmniej 5 postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego na wybór zakładu ubezpieczeń, prowadzonych zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (j.t. - Dz. U. z 2010 r. nr 113 poz. 759 z późn.zm.) w roli biegłego, członka komisji lub pełnomocnika, w okresie minionych 24 miesięcy.

DOKUMENTY, KTÓRE NALEŻY ZAŁĄCZYĆ DO OFERTY – (pobierz wzór: załączniki nr 1 i nr 2)

1.     uzupełniony Formularz ofertowy – wg wzoru załącznika nr 1;

2.     aktualny odpis z KRS albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania oferty;

3.     zezwolenia organu nadzoru na prowadzenie działalności brokerskiej;

4.     aktualną polisę OC;

5.     oświadczenie - wg wzoru załącznika nr 1;

6.     wykaz przygotowanych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego na usługi ubezpieczeniowe, na podstawie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (j.t. - Dz. U. z 2010 r., Nr 113 poz. 759 z późn.zm.) oraz w których uczestniczył w roli biegłego, członka komisji lub pełnomocnika, z podaniem daty, miejsca świadczenia usługi oraz zakresu ubezpieczenia - wg wzoru załącznika nr 1;

7.     parafowany wzór umowy – wg załącznika nr 2;

8.     wykaz ewentualnych zaproponowanych dodatkowych usług brokerskich;

9.     opis sposobu świadczenia usługi w tym sposób kontaktów z przedstawicielami Zamawiającego oraz potencjał, którym dysponuje broker.

Oferta ma być podpisana przez osobę uprawnioną do reprezentowania firmy na zewnątrz. Wszystkie miejsca, w których Wykonawca naniósł zmiany winny być parafowane przez osobę podpisującą ofertę. Wszystkie wyżej wymienione dokumenty mogą być złożone w formie oryginałów lub kserokopii potwierdzonych za zgodność przez osobę / osoby uprawnioną do podpisania oferty z dopiskiem "za zgodność z oryginałem". Poświadczenie za zgodność z oryginałem winno być sporządzone w sposób umożliwiający identyfikację podpisu.

W przypadku podpisywania oferty lub poświadczenia za zgodność z oryginałem kopii dokumentów przez osobę nie wymienioną w dokumencie rejestracyjnym Wykonawcy, należy do oferty dołączyć stosowne pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawcy w niniejszym zamówieniu.

Zamawiający nie dopuszcza składania ofert przez konsorcjum firm brokerskich.

Ofertę w zaklejonej kopercie należy złożyć w siedzibie Instytutu Nafty i Gazu, Kraków, ul. Lubicz 25 A, sekretariat – pok.113, I piętro, do dnia 16 stycznia 2012 r. do godz. 10:00 z dopiskiem: „Oferta na pełnienie usług brokera ubezpieczeniowego”.

Okres wiązania ofertą: 30 dni. Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

Otwarcie ofert nastąpi dnia 16 stycznia 2012 r. o godz. 10:15 w siedzibie Instytutu w Krakowie, ul. Lubicz 25A, pok. 107.

SPOSÓB WYŁONIENIA OFERENTA

Wyboru Oferenta dokona powołana w tym celu Komisja.

Ocena spełniania warunków dokonana zostanie w oparciu o informacje zawarte w dokumentach i oświadczeniach dołączonych do oferty.

Zamawiającemu przysługuje prawo swobodnego wyboru oferty.

W toku badania złożonych ofert Komisja może żądać udzielenia wyjaśnień, co do treści złożonej oferty.

Komisja zastrzega sobie prawo przeprowadzenia dodatkowych rozmów z wybranymi oferentami.

KRYTERIA WYBORU

Zamawiający zastrzega sobie prawo do swobodnego wyboru brokera na podstawie analizy przedłożonych dokumentów, przy czym najważniejsze z punktu widzenia wyboru brokera będzie posiadane doświadczenie, potencjał, ewentualne zaproponowane dodatkowe usługi brokerskie oraz sposób świadczenia usługi (w szczególności kontakt z przedstawicielami Zamawiającego).

Wszelkie pytania dotyczące postępowania konkursowego należy kierować pisemnie lub na adres Zamawiającego lub na adres e-mail nie później niż 5 dni przed upływem terminu składania ofert. Zamawiający może udzielić na złożone zapytania odpowiedzi.

Osobą uprawnioną do udzielania wyjaśnień jest:

Monika Stachnik – tel. (12) 421 00 33 w. 246 od poniedziałku- do piątku. w godz. 8:00-14:00, fax. (12) 430 38 85, e-mail: stachnik@inig.pl

Zamawiający jednocześnie informuje, że;

a)   Nie będzie udzielał brokerom szczegółowych, innych niż ogólnie dostępnych informacji, związanych z funkcjonowaniem i działalnością Zamawiającego,

b)   Oferta nie spełniająca warunków wymaganych w zaproszeniu do złożenia oferty zostanie odrzucona,

c)   Z tytułu odrzucenia oferty nie przysługują brokerowi żadne roszczenia,

d)   Nie będzie zwracał dokumentów przedłożonych w ramach niniejszego zaproszenia,

e)   Ogłoszenie o wyniku zostanie umieszczone na tablicy ogłoszeń oraz na stronie internetowej Zamawiającego,

f)    O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający niezwłocznie zawiadomi w formie pisemnej, wszystkich brokerów , którzy złożyli oferty, wskazując nazwę oraz adres brokera, którego wybrano;

g)   Informacja o wyniku postępowania, przesłana do Wykonawcy, którego oferta zostanie wybrana, zawierać będzie określenie miejsca i terminu zawarcia umowy.

Dyrektor
Instytutu Nafty i Gazu
 

Maria Ciechanowska

Kraków, 4.01.2012