Wykaz wydanych certyfikatów

Zasady certyfikacji systemów zarządzania jakością

Informacje wstępne

Mając ponad 35-letnie tradycje w prowadzeniu certyfikacji wyrobów Instytut wyszedł naprzeciw swoim klientom rozszerzając zakres oferowanych usług o certyfikację systemów zarządzania jakością, którą prowadzi w oparciu o wymagania polskiej normy PN-EN ISO/IEC 17021: 2007 „Ocena zgodności. Wymagania dla jednostek prowadzących auditowanie i certyfikację systemów zarządzania jakością” (wcześniej norma PN-EN 45012:2000). Również w tej dziedzinie Instytut gwarantuje swoim klientom kompetentność i bezstronność w prowadzonym trybie certyfikacji.

Biuro Certyfikacji Instytutu prowadzi ocenę i certyfikację systemów zarządzania jakością na zgodność z wymaganiami norm PN-EN ISO 9001:2009 „Systemy zarządzania jakością. Wymagania” na obszarze Polski.

Instytut nie prowadzi certyfikacji wielooddziałowej.

Certyfikacja systemów zarządzania jakością.

Wnioskowanie o certyfikację

Wnioskodawca ubiegający się o certyfikację systemu zarządzania jakością uzyskuje w Biurze Certyfikacji Instytutu, zwanym dalej Biurem, informacje dotyczące:

• wymagań certyfikacyjnych,
• dokumentacji wymaganej przy składaniu wniosku o certyfikację,
• szczegółów procedury stosowanej przez Biuro,
• kosztów procesu certyfikacji systemu zarządzania jakością.

W Biurze Wnioskodawca otrzymuje wniosek o przeprowadzenie certyfikacji systemu zarządzania jakością wraz z informacją dotyczącą jego wypełnienia.

Dostawca występując o certyfikację systemu jakości powinien złożyć w Biurze wypełniony wniosek wraz z wymaganą dokumentacją, w tym:

• ogólną charakterystykę organizacji, w tym jej nazwę i adres lub adresy jej fizycznych lokalizacji, znaczące aspekty jej procesów i działań, oraz wszelkie mające zastosowanie zobowiązania prawne,
• ogólne informacje, stosownie do wnioskowanego obszaru certyfikacji, dotyczące organizacji, takie jak jej działalność, zasoby ludzkie i techniczne (w tym liczba pracowników, struktura zatrudnienia, funkcje i powiązania w większej korporacji, jeżeli takie są,
• opis systemu, który ma być certyfikowany oraz normy lub inne dokumenty normatywne odpowiednie do wdrożonego systemu,
• informacje dotyczące wszystkich podzlecanych procesów stosowanych przez organizację, które mogą oddziaływać na zgodność z wymaganiami,
• egzemplarz Księgi Jakości,
• kserokopię wpisu do rejestru sądowego lub wpisu do ewidencji działalności gospodarczej Wnioskodawcy,
• schemat organizacji przedsiębiorstwa,
• posiadane certyfikaty systemów jakości,
• inne dokumenty (np. procedury ogólne, procedury techniczne, instrukcje) do uzgodnienia z Biurem.

Przebieg procesu certyfikacji systemu zarządzania jakością.

Po formalnej ocenie kompletności dokumentów przekazanych przez dostawcę, Biuro powiadamia dostawcę o jej wyniku i w przypadku przyjęcia wniosku do realizacji rejestruje go oraz przesyła dostawcy do podpisania umowę finansową o przeprowadzenie certyfikacji systemu zarządzania jakością oraz Umowę SJ o wzajemnych zobowiązaniach stron wynikających z procesu certyfikacji systemu zarządzania jakością i nadzoru nad wydanym certyfikatem.

Umowa finansowa dotyczy kosztów certyfikacji i obejmuje opłatę wstępną, opłatę związaną z planowaniem, przygotowaniem oraz przeprowadzeniem auditu certyfikacyjnego, opłatę za przeprowadzenie procesu certyfikacji oraz za wydanie certyfikatu systemu zarządzania jakością (wg cennika).

Kierownik Biura powołuje zespół auditujący (obejmujący auditorów oraz ekspertów technicznych) oraz pisemnie informuje Wnioskodawcę o składzie personalnym tego zespołu wraz z informacją o możliwości zgłoszenia sprzeciwu wobec osób auditujących.

Następnie zespół auditujący przeprowadza przegląd oraz ocenę merytoryczną wszystkich zebranych dokumentów systemu jakości organizacji na zgodność z wymaganiami odpowiedniej normy. Celem oceny dokumentacji jest odpowiednie przygotowanie pierwszego etapu auditu certyfikacyjnego, w tym identyfikacja słabych punktów w opisie systemu w odnisieniu do wymagań norm jakościowych, wskazanych do sprawdzenia w czasie pierwszego etapu auditu certyfikacyjnego.

Kolejnym etapem procesu certyfikacji jest przeprowadzenie dwuetapowego auditu certyfikacyjnego organizacji.

 

Audit certyfikacyjny systemu jakości organizacji

Audit certyfikacyjny przebiega w dwóch etapach.

Pierwszy etap auditu

Auditor wiodący uzgadnia z wnioskodawcą a następnie przekazuje na piśmie szczegółowy program auditu oraz termin jego przeprowadzenia.

Głównym zadaniem pierwszego etapu auditu certyfikującego jest określenie gotowości organizacji do drugiego etapu auditu oraz szczegółowe zaplanowanie i uzgodnienie jego przebiegu z klientem, łącznie z weryfikacją czasu auditu niezbędnego do jego przeprowadzenia i określeniem lokalizacji oraz uczestników dla każdego obszaru auditu.

Ustalenia z pierwszego etapu auditu są dokumentowane i podane do wiadomości klientowi, łącznie z identyfikacją wszystkich obszarów, będących przedmiotem zainteresowania, które mogłyby być zaklasyfikowane jako niezgodności podczas drugiego etapu auditu.

Drugi etap auditu

Po przeprowadzeniu pierwszego etapu auditu auditor wiodący ustala z klientem w porozumieniu z Biurem Certyfikacji termin przeprowadzenia drugiego etapu auditu, biorąc pod uwagę czas niezbędny klientowi do usunięcia kwestii zidentyfikowanych podczas poprzedniego etapu auditu oraz czas niezbędny jednostce do ewentualnego zrewidowania swoich przygotowań do drugiego etapu.

W przypadku potwierdzonego przez klienta braku gotowości do przystąpienia do drugiego etapu auditu certyfikacyjnego w czasie najbliższych 6 miesięcy Biuro skreśla wniosek z rejestru, o czym pisemnie powiadamia klienta. Klient po przeprowadzeniu wszelkich działań niezbędnych do uzyskania zgodności swojego systemu zarządzania jakością z wymaganiami odpowiedniej normy może ponownie przystąpić do procesu certyfikacji.

Celem drugiego etapu auditu jest ocena wdrożenia, w tym skuteczności, systemu zarządzania klienta. Audit ten obejmuje sprawdzenie wszystkich kluczowych procesów zachodzących w auditowanej organizacji.

Po przeprowadzeniu auditu wnioskodawca otrzymuje raport z auditu zawierający obiektywną i niezależną opinię auditorów na temat auditowanego obszaru.

 

Wydanie certyfikatu

Po spełnieniu wymagań certyfikacyjnych przez wnioskodawcę kierownik Biura podejmuje decyzję o wydaniu lub odmowie wydania certyfikatu systemu zarządzania jakością. Informacja o przyznaniu certyfikatu jest przekazywana Wnioskującemu w formie pisemnej wraz z harmonogramem auditów obejmujący trzyletni cykl certyfikacji.

Trzyletni cykl rozpoczyna się od decyzji o certyfikacji lub o ponownej certyfikacji. Audit w nadzorze w pierwszym roku po certyfikacji powinien się odbyć nie później niż 12 miesięcy od ostatniego dnia drugiego etapu auditu certyfikacyjnego, audit w drugim roku nie później niż 12 miesięcy po pierwszym oraz audit ponownej certyfikacji w trzecim roku przed upływem certyfikacji.

Wraz z wydaniem certyfikatu organizacja zostaje upoważniona do posługiwania się znakiem INiG na zasadach zawartych w druku „Zasady posługiwania się znakiem INiG”.

 

Nadzór nad wydanym certyfikatem

Nadzór nad wydanym certyfikatem systemu zarządzania jakością obejmuje:

a) cykliczne audity systemu – przeprowadzane przynajmniej raz w roku (ale odstępy pomiędzy auditami nie mogą być dłuższe niż 12 miesięcy),

b) sprawdzenie sposób wykorzystania certyfikatu i znaku INiG przez organizację,

c) sprawdzanie przestrzegania zapisów umowy SJ o wzajemnych zobowiązaniach stron wynikających z procesu certyfikacji systemu zarządzania jakością i nadzoru nad wydanym certyfikatem.

 

Warunki zawieszania, cofania ważności certyfikatów oraz ograniczania zakresu certyfikatów

Certyfikaty systemu zarządzania jakością wydawane są na okres trzech lat. Certyfikat może być zawieszony, cofnięty lub można ograniczyć jego zakres przed upływem terminu ważności.

 

Zawieszenie certyfikatu następuje w przypadku nie wywiązywania się posiadacza certyfikatu ze zobowiązań określonych w zawartej umowie w sprawie zasad stosowania certyfikatu systemu zarządzania jakością, a w szczególności, gdy posiadacz certyfikatu:

• uniemożliwia jednostce przeprowadzenie auditu,
• nie wykonał w uzgodnionym terminie działań korygujących wynikających z niezgodności ujawnionych w trakcie auditów lub w trakcie prowadzenia innych działań w nadzorze;
• nie podjął w uzgodnionym terminie działań dla wprowadzenia zmian w systemie zarządzania jakością wynikających ze zmiany wymagań zawartych w normach stanowiących odnośnik systemu;
• nie poinformował Biura Certyfikacji o wprowadzeniu zmian w systemie zarządzania jakością;
• nie spełnia zobowiązań finansowych wobec Biura;
• na wniosek posiadacza certyfikatu.

Decyzja o zawieszeniu przekazywana jest pisemnie posiadaczowi certyfikatu wraz z podaniem daty określającej okres zawieszenia certyfikatu.

W zawieszeniu certyfikacja systemu zarządzania klienta jest czasowo nieważna. W okresie zawieszenia certyfikatu posiadacz nie może powoływać się na certyfikat oraz zaprzestaje stosowania znaku INiG. Posiadacz ma prawo złożyć odwołanie do Dyrektora Instytutu.

Okres zawieszenia nie może być dłuższy niż 6 miesięcy.

Przywrócenie ważności certyfikatu następuje po sprawdzeniu przez Biuro, czy spełnione zostały ustalone warunki. O przywróceniu ważności certyfikatu klient jest powiadamiany pisemnie, listem poleconym.

 

Cofanie ważności certyfikatu następuje w przypadku:

• gdy system zarządzania jakością nie spełnia wymagań potwierdzonych certyfikatem,
• nadużycia przez organizację uprawnień wynikających z posiadania certyfikatu systemu zarządzania jakością oraz z upoważnienia do stosowania znaku INiG,
• niespełnienia w ustalonym terminie warunków postawionych przez Instytut przy zawieszeniu ważności certyfikatu (jeśli posiadacz nie uzgodnił zmiany terminu),
• rezygnacji przez posiadacza z certyfikatu.

W przypadku ponownego ubiegania się o certyfikat, po jego cofnięciu, Instytut przeprowadza ponownie proces certyfikacji.

O cofnięciu certyfikatu Instytut zawiadamia dostawcę pisemnie, listem poleconym.

 

Ograniczanie ważności certyfikatu ma na celu wykluczenie tych części, które nie spełniają wymagań, kiedy klient stale lub w poważnym stopniu nie spełnia wymagań certyfikacyjnych dla tych części zakresu certyfikacji. Ograniczenie zakresu certyfikacji następuje w przypadku:

• negatywnego wyniku auditu (w danym obszarze) przeprowadzonego w ramach nadzoru,
• niespełnienia w ustalonym terminie warunków postawionych przez Biuro przy zawieszeniu certyfikatu w zakresie danego obszaru,
• na wniosek posiadacza certyfikatu.

 

Przedłużenie ważności certyfikatu

Przedłużenie ważności certyfikatu realizowane jest na podstawie wniosku o przeprowadzenie procesu certyfikacji systemu zarządzania jakością złożonego w Biurze Certyfikacji. Tryb rozpatrywania wniosku i postępowania certyfikacyjnego jest identyczny z trybem przyjmowania wniosku po raz pierwszy./p>

Po przeprowadzeniu postępowania certyfikacyjnego z wynikiem pozytywnym certyfikat zostaje przedłużony na okres 3 lat.

 

Powiadamianie o zmianach

Biuro Certyfikacji powiadamia swoich certyfikowanych klientów o wszelkich zmianach w wymaganiach certyfikacyjnych. Po zmianie wymagań Biuro weryfikuje, czy każdy certyfikowany klient spełnia nowe wymagania i w razie ewentualnych niezgodności uzgadnia termin ich usunięcia. Przeprowadzenie przez klienta działań korygujących Biuro weryfikuje w trakcie następnego auditu w nadzorze, a w przypadkach szczególnych kierownik Biura może zalecić przeprowadzenie dodatkowego auditu sprawdzającego zgodność systemu klienta z nowymi wymaganiami.

Każdy certyfikowany klient jest zobowiązany do powiadamiania Biura Certyfikacji o wszelkich wprowadzonych zmianach, które mogą mieć wpływ na zdolność jego systemu zarządzania do dalszego spełniania wymagań normy stanowiącej podstawę certyfikacji. Zmiany wymagające zgłoszenia to między innymi:

• zmiana statusu prawnego, handlowego, organizacyjnego lub własnościowego;
• zmiana struktury organizacyjnej i zarządzania (np. kluczowego personelu zarządzającego, personelu podejmującego decyzje lub technicznego);
• zmiana adresu do kontaktów i miejsc prowadzenia działalności;
• zmiana zakresu działania objętego certyfikowanym systemem zarządzania, oraz
• główne zmiany w systemie zarządzania i procesach.

W każdym przypadku posiadacz przesyła do Biura Certyfikacji opis zmian oraz dokumentację, w której dane zmiany wprowadzono.

W razie potrzeby Biuro Certyfikacji może zalecić przeprowadzenie dodatkowego auditu mającego na celu ocenę wpływu dokonanych zmian na funkcjonowanie systemu jakości.

 

Audity specjalne

Biuro Certyfikacji może podjąć decyzję o przeprowadzeniu auditów specjalnych u swoich klientów w następujących przypadkach:

• W związku z rozszerzeniem zakresu już udzielonej certyfikacji (gdy np. nie ma możliwości połączenia oceny rozszerzonego zakresu z auditem w nadzorze);
• Audity z krótkim terminem powiadamiania w celu zbadania skargi, w odpowiedzi na zmiany wprowadzone przez klienta (np. zmiany struktury organizacyjnej, zakresu działania objętego systemem zarządzania, istotnych zmian w systemie i procesach itp.) lub w ramach dalszego postępowania z klientami zawieszonymi.

Opłaty za certyfikację.

Wszystkie opłaty związane z certyfikacją ponosi klient na podstawie faktur wystawionych przez Biuro Certyfikacji.

Dokładną wysokość opłat podaje cennik, stanowiący odrębny dokument udostępniany do wglądu klientom.

 

Odwołania i skargi

Wnioskodawcy przysługuje prawo odwołania się od każdej decyzji do Dyrektora Instytutu.

Każde wpływające do Instytutu odwołanie lub skarga jest przedmiotem postępowania wyjaśniającego. Przyjęcie odwołania lub skargi jest potwierdzane pisemnie.

Postępowanie wyjaśniające prowadzi dyrektor Instytutu. Dyrektor Instytutu może polecić przeprowadzenie całości lub części postępowania kierownikowi Biura, jeżeli odwołanie nie dotyczy decyzji kierownika Biura Certyfikacji lub skarga nie zawiera zarzutów skierowanych bezpośrednio i imienne przeciwko kierownikowi Biura Certyfikacji.

Decyzja komunikowana składającemu odwołanie lub skargę jest podejmowana, lub przejrzana i zatwierdzona przez Dyrektora Instytutu.

Wszelkie skargi dotyczące certyfikowanego klienta są do niego kierowane i wyjaśniane w Biurze Certyfikacji. Jeżeli skarga dotyczy klienta z certyfikowanym systemem zarządzania i jest uzasadniona, Biuro Certyfikacji podejmuje odpowiednie działania mające na celu zbadać skuteczność certyfikowanego systemu zarządzania.

Odpowiedź na odwołanie lub skargę jest udzielana zainteresowanemu pisemnie w terminie do jednego miesiąca.

W sprawach szczególnie skomplikowanych termin ten może być przedłużony do dwóch miesięcy, o czym Biuro Certyfikacji informuje zainteresowanego wraz z informacją o dotychczasowym przebiegu i rozpatrywania odwołania lub skargi.

Każdy klient ma możliwość składania skarg na działania jednostki do PCA i/lub dochodzenia swoich roszczeń cywilno-prawnych na drodze sądowej, zgodnie z ogólnie obowiązującymi przepisami prawa.

 

Adres Biura:
INSTYTUT  NAFTY I GAZU
BIURO CERTYFIKACJI
PL 31-503 KRAKÓW, UL. LUBICZ 25 A

tel.: (12) 421 00 33 wew. 235, 236, 241, 286, 290
fax: (0-12) 421 00 50

kierownik Biura:

mgr inż. Wiesław RADWAN

 

aktualizacja strony: 13-07-2010